Psichologas: Kaip dokumentų archyvavimas didina darbuotojų produktyvumą.
Sudėtingame šiuolaikinio verslo procesų šokyje efektyvaus informacijos valdymo poreikis dar niekada nebuvo toks svarbus. Tačiau ar kada nors susimąstėme apie psichologines duomenų valdymo ir organizavimo pasekmes? Pasirodo, jog dokumentų archyvavimas, turi daug įtakos darbuotojų produktyvumui, kurių šaknys glūdi kognityvinių mokslų srityje.
Kognityvinė apkrova ir jos poveikis produktyvumui
Mūsų supratimo pagrindas yra „kognityvinės apkrovos” sąvoka – protinės pastangos, reikalingos informacijai apdoroti ir sprendimams priimti. Panašiai kaip kompiuteris gali sulėtėti ir sutrikti, kai yra perkrautas, taip ir mūsų smegenys gali susilpnėti dėl netvarkingos, sunkiai surandamos informacijos. Veiksminga dokumentų archyvavimo sistema sumažina šį krūvį, todėl darbuotojai gali greitai rasti ir naudoti informaciją.
Sisteminių struktūrų ramybė
Žinojimas, kur yra daiktai, suteikia ramybės. Psichologai jau seniai pabrėžia organizuotų fizinių erdvių naudą psichinei savijautai. Šis principas taikomas ir skaitmeninėje erdvėje. Supaprastinta archyvų sistema, kurioje dokumentai suskirstyti į kategorijas, tinkamai paženklinti ir suindeksuoti, pašalina nuolatinį stresą dėl „paieškos”. Darbuotojai nebegaišta energijos ieškodami dokumentų, o gali ją nukreipti konstruktyvesnėms užduotims atlikti.
Smegenų vykdomųjų funkcijų stiprinimas
Vykdomosios funkcijos – tai kognityvinių įgūdžių rinkinys, padedantis atlikti tokias užduotis kaip laiko valdymas, dėmesio sutelkimas, dėmesio kaita, planavimas ir organizavimas bei detalių įsiminimas. Kai įmonė įdiegia gerai struktūruotą dokumentų archyvavimo sistemą, ji netiesiogiai moko darbuotojų smegenis mąstyti pagal organizuotus modelius. Tai sustiprina jų vykdomąsias funkcijas, todėl jie gali geriau planuoti, nustatyti prioritetus ir vykdyti užduotis.
Sprendimų nuovargio mažinimas
Kiekvieną kartą, kai darbuotojas turi nuspręsti, kur išsaugoti failą, kaip jį pavadinti arba kur rasti dokumentą, jis išeikvoja nedidelę dalį savo sprendimų priėmimo energijos. Atskirai tai gali atrodyti nereikšminga, tačiau per dieną tai susikaupia. Šis reiškinys vadinamas „sprendimų nuovargiu”. Dienos pabaigoje žmogaus gebėjimas priimti pagrįstus sprendimus gali sumažėti. Struktūrizuota dokumentų archyvavimo sistema sumažina tokių smulkių sprendimų skaičių ir išsaugo darbuotojo gebėjimą priimti sprendimus svarbesnėms užduotims.
Dėmesio sutelkimo didinimas mažinant išsiblaškymą
Apsvarstykite šį scenarijų: Darbuotojas giliai susimąstęs kuria būsimo projekto strategiją. Jam reikia informacijos iš dokumento. Tačiau, užuot ją greitai gavęs, jis 20 minučių ieško jos netvarkingoje duomenų bazėje. Kol jis suranda dokumentą, jo minčių eiga jau būna nutrūkusi. Kompetentinga archyvavimo sistema neleidžia tokiems trikdžiams atsirasti, todėl galima nuolat susitelkti ir gilintis į darbą.
Augimo mąstysenos skatinimas
Sutvarkyta skaitmeninė aplinka gali subtiliai skatinti darbuotojus ugdyti augimo mąstyseną. Kai darbuotojai mato, kad yra įdiegtos sistemos, kad beprotybė turi struktūrą ir kad organizacija vertina efektyvumą, jie labiau linkę į iššūkius žiūrėti kaip į galimybę mokytis ir augti, o ne kaip į neįveikiamas kliūtis.
Emocinė gerovė ir moralė
Galiausiai palieskime emocinį aspektą. Nuolatinė kova su chaotiška informacine sistema gali sukelti nusivylimo, neadekvatumo ir streso jausmą. Priešingai, organizuota, intuityvi dokumentų archyvavimo sistema kelia pasitikėjimą ir stiprina moralę. Kai darbuotojai jaučiasi kompetentingi ir kontroliuojami, didėja jų bendras pasitenkinimas darbu, o tai dar labiau didina produktyvumą.
Apibendrinant galima teigti, kad būdai, kuriuos pasirenkame verslo dokumentams archyvuoti ir tvarkyti, turi įtakos ne tik veiklos efektyvumui. Jie daro įtaką darbuotojų mąstymui, sprendimams ir jausmams. Investicijos į patikimą dokumentų archyvavimo sistemą – tai ne tik palinkėjimas į tvarkingumą; tai įsipareigojimas optimizuoti darbuotojų pažintinę ir emocinę gerovę, praplečiant jų galimybių ribas.
