Biuro paieškos galvosūkis: ko nepamiršti renkantis patalpas verslo centre?

Ar esate pasiruošę žengti kitą žingsnį su savo augančia įmone? Tinkamo biuro radimas gali tapti vienu svarbiausių sprendimų, lemiančių jūsų verslo sėkmę. Kaip neapsigauti renkantis, kokiomis sąlygomis derėtis ir ką būtinai patikrinti prieš pasirašant sutartį – dalinamės praktiniais patarimais, kurie padės išvengti dažniausių klaidų.

Ne tik kvadratūra – protingas erdvės planavimas

„Pradžioje visiems atrodo paprasta – paskaičiuojame darbuotojų skaičių, padauginame iš kelių kvadratinių metrų ir turime atsakymą. Tačiau realybėje viskas kur kas sudėtingiau,” – tokią situaciją dažnai mato nekilnojamojo turto ekspertai.

Rinkdamiesi biuro dydį, turite žvelgti į ateitį. Greitai augančiai įmonei rekomenduojama numatyti bent 20-30% rezervo plėtrai artimiausiais metais. Šiuolaikinėje darbo aplinkoje vienam darbuotojui paprastai skiriama:

• 8-12 kv. m atvirame biure (open space)
• 10-20 kv. m kabinetuose ar pusiau uždarose erdvėse
• Papildomi plotai susitikimų kambariams ir poilsio zonoms

Tačiau ne mažiau svarbus ir erdvės funkcionalumas. Ar jūsų komanda dirba kartu prie projektų, ar kiekvienas specialistas turi individualias užduotis? Ar reikalingos zonos kūrybiniams susitikimams? O gal jūsų veikla reikalauja ypatingos tylos ar privatumo?

Lokacija, lokacija ir dar kartą – lokacija

„Sutaupyti nuomai, bet prarasti darbuotojus” – tokia dilema susiduria ne vienas verslininkas, nusprendęs biurą įkurti atokesniame rajone. Transporto jungtys, infrastruktūra ir rajono įvaizdis tiesiogiai veikia tiek darbuotojų pasitenkinimą, tiek įmonės reputaciją klientų akyse.

Verta apsilankyti pasirinktoje vietoje skirtingu dienos metu:

• Ar rytinio piko metu čia nesusidaro spūstys?
• Kur darbuotojai pietaus ir ką veiks per pertraukas?
• Kaip toli artimiausios viešojo transporto stotelės?
• Ar pakankamai parkavimo vietų klientams ir darbuotojams?

Būtent dėl parkavimo šiandien kyla daugiausiai ginčų tarp nuomininkų ir nuomotojų. „Automobilių stovėjimo vietų skaičius centrinėse miesto dalyse kasmet tampa vis didesnių galvos skausmu,” – pastebi nekilnojamojo turto rinkos analitikai. Todėl verta iš anksto išsiaiškinti, kiek parkavimo vietų įtraukta į nuomos kainą, kokios galimybės išsinuomoti papildomas vietas ir kiek tai kainuos.

Ką slepia nuomos sutarties eilutės?

Biuro nuomos kaina – tik ledkalnio viršūnė. Patyrę nuomininkai žino, kad tikrąsias išlaidas dažnai sudaro daugybė „smulkių” priedų. Todėl prieš pasirašant sutartį būtina išsiaiškinti:

• Ar į kainą įskaičiuoti komunaliniai mokesčiai? Jei ne, kokie vidutiniai mėnesiniai mokesčiai?
• Koks mokestis už bendrąsias patalpas (koridorius, laiptines, tualetus)?
• Ar reikės papildomai mokėti už apsaugą, valymą, internetą?
• Kokie mokesčiai už konferencijų salių naudojimą?

Nesitenkinkite abstrakčiais atsakymais – prašykite konkrečių skaičių ir, jei įmanoma, ankstesnių nuomininkų sąskaitų pavyzdžių.

Technologinė infrastruktūra – verslo nervų sistema

Šiuolaikiniame versle patikimas interneto ryšys ir moderni komunikacinė infrastruktūra tapo būtinybe. Verta pasidomėti:

• Koks interneto greitis užtikrinamas biure?
• Ar yra atsarginiai elektros generatoriai, užtikrinantys nepertraukiamą darbą?
• Kaip veikia pastato apsaugos sistema ir priėjimo kontrolė?
• Ar verslo centras investuoja į technologinį atnaujinimą?

Verslo centras, kuris nesinaudoja šiuolaikinėmis technologijomis, ilgainiui gali tapti rimta kliūtimi jūsų įmonės augimui.

Lankstumas – raktas į sėkmingą plėtrą

Augančioms įmonėms vienas svarbiausių kriterijų – galimybė plėstis tame pačiame pastate. „Vos pasirašę sutartį, jau po metų supratome, kad reikia dvigubai didesnio ploto. Laimei, kaimyniniame aukšte radosi laisvų patalpų,” – tokia situacija gali tapti tiek galimybe, tiek problema, priklausomai nuo jūsų derybinės pozicijos.

Todėl sutartyje verta aptarti:

• Pirmumo teisę į gretimas patalpas
• Galimybes nutraukti sutartį anksčiau laiko be didžiulių baudų
• Sąlygas, kuriomis galima praplėsti esamą plotą

Papildomos vertės paieškos

Šiuolaikiniai verslo centrai konkuruoja ne tik kainomis, bet ir papildomomis paslaugomis. Dalis jų gali žymiai palengvinti jūsų kasdienį darbą:

• Profesionali recepcija, pasitinkanti klientus
• Centralizuotas pašto ir siuntų administravimas
• Bendros poilsio erdvės ir sporto salės
• Konferencijų centrai su modernia įranga
• Maitinimo paslaugos pastate

Tai ne tik patogumai – tai ir papildoma nauda darbuotojams, kuri padeda pritraukti ir išlaikyti talentus.

Žaliasis faktorius – ne tik mada, bet ir taupymas

Ekologiški verslo centrai, turintys BREEAM ar LEED sertifikatus, ne tik patraukliau atrodo marketingo medžiagoje. Energetiškai efektyvūs pastatai tiesiogiai mažina jūsų komunalines išlaidas, o šiuolaikiška ventiliacija ir natūralus apšvietimas gerina darbuotojų savijautą ir produktyvumą.

Be to, darnus požiūris į verslo aplinką vis dažniau tampa vienu iš kriterijų, pagal kuriuos klientai ir partneriai vertina įmonę.

Ar verta investuoti į prestižinį adresą?

Ar pastebėjote, kaip kai kuriuose verslo centruose įsikūrusios įmonės tarsi automatiškai įgyja didesnį patikimumo įvaizdį? Prestižinis adresas veikia kaip subtilus, bet galingas marketingo įrankis – ypač kai jūsų verslas orientuotas į aukštesnės klasės klientus ar tarptautinius partnerius.

Tačiau aukšta nuomos kaina ne visada atspindi realią naudą. Kartais protingiau investuoti į funkcionalesnį biurą mažiau prestižiniame rajone, o sutaupytus pinigus skirti rinkodarai ar komandos gerovei.

Kiekviena auganti įmonė turi unikalius poreikius, todėl universalaus sprendimo nėra. Tačiau išsamiai įvertinus visus aukščiau aptartus aspektus ir kruopščiai palyginant skirtingus pasiūlymus, galima rasti optimalų variantą, kuris taps ne tik darbo vieta, bet ir reikšmingu veiksniu jūsų verslo sėkmėje.